製造業における新入社員の即戦力化をSolutionDeskで実現

こんにちは。アクセラテクノロジの原田です。
製造業の現場ではよく、「新人の戦力化に時間がかかる」といった新人の育成についての課題があげられます。今回はこれらの課題を、SolutionDeskで解決する方法をご紹介します。

製造業の業務における課題

■問い合わせ窓口の属人化

製造業で業務を行うにあたり、他部門との調整や依頼、確認が必要になる場面は頻繁にあります。

このとき、電話やメールなどの個人間の連絡が主に使用されるため「困ったときはとりあえずAさんに相談しよう」「以前この部署に問い合わせたときはBさんが担当だったから、とりあえず今回もBさんに聞いてみよう」という形で、個人が業務の依頼先や問合せ先になってしまうことが多々あります。

このように問い合わせ窓口が属人化してしまうと、新人はベテランに比べて他部署への人脈がないため「誰に聞けばいいかわからない」といった問題がよく起こります。先輩社員に相談すると「製品Aなら設計のAさんだな」「この設備は保全のBさんに聞いたらいいよ」など教えてくれますが、これではなかなか一人で業務を進められるようになりません。

■ノウハウの伝承が行えない

製造業では、専門的な知識や経験が必要なこと、生産を止めないことが重要視されることから、誰かに仕事を回す余裕がなくなることが多いです。その結果ベテランだけしかしらないノウハウがあるなど、知識の偏りが出てきます。結果、新人は仕事を覚えるのに時間がかかってしまうという問題があります。

SolutionDeskで各部署へ連絡窓口を設置

問い合わせ窓口の属人化の解消には、各部門に窓口を設け、依頼や問い合わせをチームで受ける体制を作ることが大切です。
SolutionDeskでは各部門に簡単に問い合わせ窓口を設置することができます。

各部門に連絡の窓口を設けることで、依頼を受ける側、依頼を行う側の双方にとってメリットがあります。

依頼を受ける側にとっては、今までは個人宛に来ていた問合せを部署で受けることにより、タスクが個人のものでなくチームのものとして扱えるようになります。依頼を行う側にとっては、依頼先に知り合いがいない場合でも問い合わせや依頼を行うことが出来るようになります。これは、新人やその指導担当の方にとって特に大きなメリットです。

会社として各部門に連絡の窓口を設けておくことで、まずはそこに問い合わせを送る、といったふうに業務フローを標準化できるため、新人の育成がスムーズに行えるようになり、結果として業務の属人化全般の解消にも役立ちます。

SolutionDeskでナレッジを全社的に共有

知識の偏りの解消には、ベテランのノウハウを形式知としてナレッジ化し、全社的に共有、かつ誰でも簡単に必要な情報を探し出せることが重要です。

まず、製造業において、どのようなものがナレッジとして活用できるかご紹介します。

• 作業の手順書やFAQ
• 過去のデザインレビューで受けた指摘や過去のトラブル情報
• ベテラン社員のカンコツ
• 営業が受けたお客様からの問い合わせ履歴

業務上のあらゆる情報がナレッジの元になります。しかし、有効な情報もただファイリングして置いておくだけでは、ナレッジとして十分に活用することはできません。ナレッジを社内の誰からでも探しやすい形で管理することが重要です。

誰でも必要なナレッジを簡単に見つけられるよう、全文検索やタグ検索など、検索機能が充実したシステムを活用してナレッジを管理することも重要なポイントのひとつです。

Solutiondeskでは、簡単に全社にナレッジベースを共有することができ、誰でも簡単に必要なナレッジを探しだす仕組みを備えています。

他部門や、新人から見た場合、どんなキーワードで検索すれば欲しいナレッジにたどり着けるか、判断が難しい場合があります。このような場合に役に立つのがタグ検索です。Solutiondeskでは、ナレッジを作成する際に選択した製品名や型番、ナレッジの種別などを、ナレッジにタグ付けします。

そして、ナレッジを検索する際には、製品の種類やトラブルの内容など、自分が調べたい内容に近いタグをクリックしていけばほしいナレッジに簡単にたどり着くことが出来るのです。

まとめ

SolutionDeskでは、このような高い検索性により、新人や他部署の社員でも、必要なナレッジを容易に探すことができます。

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