誰でも使える業務AIへ。プロンプトのメニュー化と業務への組込み
属人化を解消するには、“誰でも使えること”が鍵
ナレッジ×AIの活用が注目を集めています。
「社内の知識を形式知化し、AIに活かす」というコンセプトは、多くの企業にとって魅力的です。
しかし、実際にAIを業務で使おうとすると、思わぬ壁にぶつかることがあります。
「毎回プロンプトを考えるのが難しい」
「AIの使い方が人によってバラバラで属人化している」
「仕組みはあるけど、現場で使われていない」
● 似て非なる情報がヒットしてしまい、誤った回答が出る
● たくさんの情報を渡したくても、一部しかAIに入らない
このような状況では、どれだけ優れたAIシステムを導入しても、現場に定着せず、業務改善にはつながりません。
属人化を防ぎ、再現性のある運用を可能にするには、プロンプトのメニュー化と業務への組込みが不可欠です。
高度なプロンプトも、「誰でも使える」状態に
AIを業務で活用するには、目的に応じた適切なプロンプトが必要です。
たとえば：
● お客様への問い合わせ返信メールを、社内ルールに沿って生成したい
● サポート履歴をもとに、技術ガイドラインの初稿を作りたい
● 複数拠点からの報告書を、特定の観点でまとめて分析したい
こうした処理は、AIにとっては十分に可能な領域です。
しかし、適切な出力を得るには「どんな資料を読み、どういう観点で考えるか」をプロンプトで丁寧に指示する必要があります。
このプロンプト設計には、業務知識とAIの理解の両方が求められます。
現場担当者にそこまでを求めるのは、現実的ではありません。
プロンプトのメニュー化とは？
そこで有効なのが、あらかじめ用意されたプロンプトのメニュー化です。
● 「どんな入力が必要か」
● 「どのナレッジを使うか」
● 「どんな形式で出力するか」
こうした指示を専門家がプロンプトとして設計し、用途ごとにメニュー登録しておくことで、現場のユーザーは使いたい処理を選ぶだけでAIを活用できます。
たとえば、SolutionDeskでは次のようなプロンプトメニューを標準で用意できます：
| メニュー項目 | 処理内容 | 入力欄の例 |
| クレーム対応メールの草案作成 | クレームの要点を基に、社内ルールに沿ったメール文を生成 | クレーム内容、顧客名、製品名 |
| インシデント要約作成 | 複数の報告書を読み、要点を整理 | 報告書（複数） |
| 手順書とチェックリストの照合 | 新手順書が全項目を満たしているかを検証 | 手順書文書、チェックリスト |
ユーザーは「使いたい処理」を選び、必要な入力項目を埋めて実行するだけ。
AIの知識やプロンプト技術がなくても、高品質な出力が得られます。
AIを業務に“自然に”組み込むという発想
もうひとつのポイントは、「どこでAIを使うか」です。
せっかくプロンプトメニューが用意されていても、「使い方がわからない」「いつ使うべきかわからない」となると活用は広がりません。
重要なのは、業務フローの中に自然にAI活用を組み込むことです。
組み込み業務例
●問い合わせへの返信メール作成
● 報告書集計
● 手順書をもとにしたチェックリスト作成
このように、日常の業務に「AIを使う」という行為を組み込むことで、定着と活用を促進します。
まとめ：AIは“仕組みで差がつく”時代へ
生成AIの活用は、もはや「試してみる」フェーズを超えています。
今、問われているのは、誰でも・迷わず・確実に使えるように設計されているかです。
● 属人化を防ぐ → プロンプトのメニュー化
● 業務に定着させる → 使うタイミングを仕組みに埋め込む
この2つを意識することで、「知っている人だけが使えるAI」から、
「誰もが業務の中で自然に使うAI」へと変化していきます。
SolutionDeskでは、ナレッジ×AIの導入だけでなく、プロンプトのメニュー化支援や業務フローへの組込み提案まで一貫して支援しています。
まずは、現場で使えるナレッジAIから始めてみませんか？
属人化の解消や業務の標準化、AI活用の仕組み化には、「現場で本当に使える」設計が欠かせません。
SolutionDeskでは、ナレッジを活かすAIの導入支援から、プロンプトのメニュー化、業務フローへの組込みまで、一気通貫でご支援しています。
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